Informations à transférer et formats

Enregistrer les informations appropriées et sélectionner un format pour mettre en œuvre la traçabilité

La mise en œuvre de la traçabilité en amont et en aval repose sur la collecte et l’enregistrement des informations appropriées à chaque procédé. Il est nécessaire de recueillir non seulement les numéros de produit et de lot mais également le lieu de production, la date d’expiration, la date et l’heure de fabrication, les détails d’inspection et l'expéditeur/destinataire à chaque procédé.

Informations à collecter à des fins de traçabilité

Les informations requises dépendent de plusieurs facteurs, notamment de l’industrie, du produit et des procédés. Dans l’industrie manufacturière, par exemple, il est important de connaître l’expéditeur, les détails de fabrication, la date et l’heure de fabrication, la date et l’heure d’inspection, le responsable, la ligne de production et le destinataire. Dans l’industrie alimentaire, il s’agit plutôt du producteur, du lieu de production, de la date et de l’heure d’expédition, de la date et de l’heure de traitement, de la date d’expiration et du destinataire.

Exemples d’informations à collecter

Informations sur la réception (registre d’acceptation) Informations sur la fabrication/le traitement (registre des procédés internes) Informations sur l’expédition (registre d’expédition)
  • Quantité arrivée
  • Date et heure d’arrivée
  • Numéro de série/lot
  • Informations sur le producteur/fabricant
    etc.
  • Quantité fabriquée/traitée
  • Date et heure de fabrication/traitement
  • Numéro de série/lot
  • Historique de fabrication
  • Historique d’inspection
    etc.
  • Quantité expédiée
  • Date et heure d’expédition
  • Numéro de série/lot
  • Informations sur le destinataire
  • Informations sur l’usine de production/fabrication
    etc.

Règles de définition des symboles d’identification

Règles de définition des symboles d’identification

Afin de garantir un traitement efficace des informations, il est indispensable d’établir des règles de définition des symboles d’identification. Si les règles établies ne sont pas respectées et que les symboles se confondent, les informations ne peuvent être identifiées avec précision, gênant la traçabilité en aval et en amont. Lorsque plusieurs fournisseurs ou fabricants sont impliqués dans la réalisation d’un produit, il devient indispensable d’établir une règle de définition des symboles d'identification commune à toutes les entreprises concernées.

Format de représentation et support de transfert (support de stockage)

La palette des symboles d’identification utilisés pour transférer des informations est très vaste, allant des chiffres et caractères reconnaissables par l’œil humain aux codes-barres, codes 2D et données électroniques. Ces symboles et méthodes de représentation sont appelés formats de représentation. Les formats de représentation se réfèrent uniquement aux symboles, tels que les caractères ou codes 2D. Ils sont associés à un support de transfert (support de stockage), tel qu’une étiquette papier ou une étiquette à puce apposée sur le produit ou la pièce.

Par exemple, supposons que vous colliez une étiquette sur un carton contenant une pièce reçue. Vous y écrivez la date de livraison et le nom du produit au stylo. Dans cet exemple, l’étiquette est le support de transfert et les chiffres et caractères indiquant la date de livraison et le nom du produit sont le format de représentation. Si vous écrivez directement les données sur le carton, celui-ci devient le support de transfert. Si vous inscrivez les données au laser directement sur la pièce, les chiffres/caractères inscrits sont le format de représentation et le support de transfert est « inexistant » car il s’agit du produit lui-même.

Support d’enregistrement

Vous pouvez adjoindre des informations à une pièce ou un produit au moyen d’un format de représentation et d’un support de transfert. Cependant, pour assurer la traçabilité, ces informations ne doivent pas seulement être apposées, elles doivent être collectées et gérées. De ce fait, vous devez, d’une manière ou d’une autre, lire le format de représentation sur le support de transfert, collecter les informations qu’il contient et les gérer. Les registres papier, les ordinateurs ou les serveurs cloud sont autant de supports permettant d’enregistrer et de gérer les informations. En traçabilité, ils sont appelés supports d’enregistrement.

Vous collectez et gérez les informations soit en les écrivant à la main sur un registre, soit en les saisissant, ou en les lisant et les transférant avec un lecteur de codes, sur un PC ou un serveur. Une fois que les règles facilitant la récupération des informations lorsque nécessaire ont été établies, vous être prêt à mettre en œuvre la traçabilité en aval et en amont.

Combinaisons types de format de représentation, support de transfert et support d'enregistrement

Chaîne de caractères et de chiffres + support papier

Utilisez des caractères et des chiffres pouvant être reconnus par l'œil humain en tant que format de représentation et des étiquettes ou des autocollants en tant que support de transfert. Par exemple, des chiffres tels que 20XX0101 pour afficher la date d’expiration, des caractères tels que LOT000001 pour indiquer le numéro de lot et des caractères tels que ABC0001 pour préciser le numéro de série. Les supports papier employés en tant que support de transfert se divisent en deux catégories : les supports intégrés au produit, notamment les étiquettes et emballages, et les supports inclus avec le produit, par exemple les factures et bons de livraison. Concernant le support d’enregistrement, il est fréquent de recourir au registre papier. L’enregistrement direct sur PC via un terminal portatif avec fonction OCR (reconnaissance optique des caractères) gagne cependant en popularité.

Code-barres + support papier

Utilisez des codes-barres en tant que format de représentation et imprimez-les sur des étiquettes ou emballages servant de support de transfert. Les codes-barres n’étant pas lisibles par l'œil humain, un lecteur de codes ou tout autre dispositif de lecture est requis. Une imprimante et un logiciel sont également nécessaires pour imprimer le code-barres sur une étiquette ou un autre support de transfert. Le support d’enregistrement est un ordinateur, permettant une gestion aisée des informations, une lecture sans contact et une mise en œuvre à un coût relativement faible. Cette combinaison est utilisée dans diverses industries, notamment manufacturière, alimentaire, pharmaceutique et distribution.

Format de représentation Support de transfert Support d’enregistrement
Format de représentation
Support de transfert
Support d’enregistrement

Code 2D et marquage direct

L’utilisation des codes 2D en tant que format de représentation se répand depuis quelques années. Les codes 2D permettent d’accumuler davantage d’informations sur une plus petite surface. De plus, la précision de lecture ne cesse d’être améliorée. Le marquage direct consiste à inscrire le code directement sur la pièce. L’absence de support de transfert garantit une réduction des coûts d’exploitation.

Format de représentation Support de transfert Support d’enregistrement
Format de représentation
Support de transfert
Support d’enregistrement

Données électroniques et étiquette à puce (étiquette RFID)

Les données électroniques sont utilisées en tant que format de représentation et une petite étiquette à puce (étiquette RFID) en tant que support de transfert. Les étiquettes à puce communiquent les informations par ondes radio. Elles offrent l’avantage de permettre l’acquisition des informations même à distance ou sur plusieurs étiquettes simultanément. L’inconvénient demeure toutefois leur coût élevé.

Format de représentation Support de transfert Support d’enregistrement
Format de représentation
Support de transfert
Support d’enregistrement

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